週會開始，主持人按下 AI 筆記，每個人的畫面跳出通知，沒有人反對。前二十分鐘是專案進度，一切順利。接著主管說：「既然大家都在，順便談一下某位同事最近的表現。」AI 筆記繼續記。會後，一份包含這段談話的摘要，自動寄給了所有受邀者，其中包括那天沒出席的外部顧問。
開啟 AI 筆記時的那個通知，很容易被當成「大家都同意了，而且只有在場的人看得到」。這兩件事其實都沒有被確認。通知只代表工具顯示了一個狀態；紀錄會後去哪裡、誰收得到，是另外的設定。所以開始之前，主持人要先說清楚四件事：從哪一段開始記、誰能喊停、會後誰收到、存在哪裡。議程轉進敏感話題時，就先停。
跳出通知，不等於大家同意
通知解決的是「讓人知道」，不是「讓人同意紀錄的去向」。Google Meet 的說明寫得很清楚：開啟筆記功能後，所有參與者會收到通知，畫面上會出現一個鉛筆圖示。但會後的筆記文件存在主辦人的雲端硬碟裡，寄給誰則由主持人在開始時選：所有受邀者（包括組織外的人）、組織內的受邀者，或只有主持人和共同主持人。而且這個選項只有主持人看得到。
Microsoft Teams 的錄影也一樣：開始錄影時所有人會自動收到通知，檔案存在主辦人的 OneDrive，預設只有主辦人和共同主辦人能下載或刪除。
換句話說，同一場會議裡看到通知的人，會後不一定拿到同一份紀錄；而行事曆上的受邀者，也不一定都在場。通知本身沒有說明這些事，它也不一定符合公司政策或當地法規要求的同意方式。
四件事要在開始前說清楚
可以把這四件事寫進會議邀請或議程最上方，讓每次開啟都有同一個檢查點。
從哪一段開始記。 從哪個議程開始、在哪個議程前關閉；要記的是摘要、逐字稿、錄音，還是其中一部分。說不清楚，就只在確定低敏感的片段試用。
誰能喊停。 除了主持人，誰能立即停止；與會者覺得不妥時怎麼提出。不要把這件事留給「應該會有人處理」。
會後誰收到。 只有主持人、組織內的受邀者，還是所有受邀者；外部來賓怎麼處理。不確定時，選最窄的範圍，會後再由人決定要不要擴大。
存在哪裡、誰負責。 筆記、逐字稿、錄音各自存在哪個帳號或資料夾，誰負責刪除，什麼時候刪。
如果與會者有外部顧問、求職者、客戶或臨時加入的人，不要只看公司網域判斷。寫下具體的分享方式，例如「主持人先收到，確認內容後，才分享給當天實際出席的專案成員」。
議程一轉，就重新確認
最容易出問題的不是會前設定，而是會議途中的轉場，就像開頭那場週會。主持人可以在每次切換議程時，問一句固定的話：「下一段還在今天要記的範圍裡嗎？收件人和存放位置要不要改？」答案不清楚，就先停。
先停不等於整場都不能用 AI。界線可以切得很實際：專案進度產生摘要；個人表現不記錄；客戶需求只記去識別化的結論；合約金額由指定的人手寫決定。把敏感段落移到另一場人更少的會議，通常比事後從摘要、逐字稿、錄音、通知信和共用文件裡逐一刪除可靠得多。
美國國家標準與技術研究院（NIST）的 AI 風險管理框架也強調，人類監督的流程、角色與責任應該被定義並記錄下來，而不是假設畫面前總會有人注意到。
這四件事不處理法律上的同意
這四件事只處理紀錄的範圍和去向，不處理法律上的同意。會議如果牽涉醫療、法律、人事、財務或客戶機密，要請資料或法務負責人確認公司政策與所在地的規定；這張清單不是同意書。
另外，每場會議都逐項確認，對一天開很多會的人來說負擔不小。比較實際的做法是先在一場固定、低風險、只有內部成員的週會試跑。會後實際打開筆記檔，確認擁有者、收件人、連結權限和存放位置是否和事前說的一樣。只要有一項不同，先修正設定，再擴大到其他會議。
下一次要在會議裡開 AI 筆記之前，先把這四件事寫進邀請。文件權限如果比預期寬，處理方式是修正原始的分享設定，不是只要求 AI 不要顯示，參考〈AI 搜尋讀得到信箱時，人看得到不等於 AI 該處理〉。在家裡記錄生活的 AI 裝置，也適用同樣的資料最小化原則，參考〈免費清潔要拍你家，先問影片會授權給誰、能不能刪〉。
AI 整理卡
我想在一場會議開啟 AI 筆記之前，先把紀錄的範圍和去向說清楚。
判斷方法來自這篇文章：https://boosterminiclass.com/posts/ai-meeting-notetaker-boundary-card/
文章的看法是：開啟時的通知只代表工具顯示了狀態，不代表大家同意紀錄的去向。開始前要說清楚四件事：從哪一段開始記（摘要、逐字稿、錄音）、誰能喊停、會後誰收到、存在哪裡由誰負責。議程轉進敏感話題時就先停。
請先問我 3 個問題：
1. 是哪一場會議，議程有哪幾段，與會者有沒有外部人士；
2. 我們用的是哪個會議平台，目前的筆記或錄影設定會寄給誰、存在哪裡（不知道就說不知道）；
3. 議程裡有沒有可能談到人事、客戶、合約、健康或其他敏感話題。
根據我的回答，請輸出：
- 一份可以貼進會議邀請的四欄說明：收錄片段、誰能喊停、收件人、存放位置與負責人，缺少的寫「待確認」；
- 哪幾段議程建議不記錄，或改用人工記錄；
- 會後要人工核對的三件事；
- 如果有外部來賓、敏感議程、分享範圍不明，或沒有人能喊停，請直接建議這場先不要開啟。
不要替我變更任何設定或分享檔案；同意方式與保存期限要由組織政策和法務負責人確認。
參考來源
- Google Meet Help：Take notes for me in Google Meet — https://support.google.com/meet/answer/14754931 [accessed: 2026-10-11]
- Microsoft Support：Record a meeting in Microsoft Teams — https://support.microsoft.com/en-us/office/record-a-meeting-in-microsoft-teams-34dfbe7f-b07d-4a27-b4c6-de62f1348c24 [accessed: 2026-10-11]
- NIST：Artificial Intelligence Risk Management Framework (AI RMF 1.0) — https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/ai/NIST.AI.100-1.pdf [accessed: 2026-10-11]
