AI 摘要看起來很整齊，不代表同事能直接接手

Larry

你把一場會議交給 Copilot 整理，幾秒後就得到分段清楚、語氣流暢的摘要。寄給同事之後，對方回頭問：最後到底決定了什麼？這件事誰負責？星期五以前要做完的是哪一項？原始數字放在哪裡？

2026 年 5 月，微軟改版了 Microsoft 365 Copilot。依官方部落格，新版的 App 載入速度快了一倍以上，回答也更有條理、更容易瀏覽，先給一段清楚的答案，再視需要加上格式、建議的提示和下一步。

這些改進降低了閱讀的負擔，但沒有替團隊決定什麼才算交接完成。摘要好讀，只完成了「整理文字」；接手的人如果還要重聽錄音、翻文件、拆待辦，前面省下的時間只是換一個人支付。判斷交接完成的標準很務實：下一個人能不能不重新整理資料，就確認依據、開始行動。

流暢的段落會把關鍵資訊藏起來

流暢的段落會把關鍵資訊藏起來。一句「團隊討論了第三季的定價策略，並將於近期確認細節」讀起來很順，卻沒說決定了沒有、誰去確認、什麼時候。微軟自己的 Teams 會議回顧說明也提醒，AI 產生的內容可能有誤，要自行核對結果。整齊的格式，反而容易讓人略過核對。

交接前查六個欄位

決定： 團隊已經同意了什麼；還沒決定的，也要寫明「尚未決定」。

負責人： 哪個人或哪個角色接續處理，不能只留下沒有主人的待辦。

期限： 何時完成、回覆或再檢查。「之後」不算。

來源： 數字和說法可以回到哪份紀錄、檔案或資料位置核對。

缺口： 資料不足的地方標成「待確認」，不要讓順暢的語氣偽裝成已知的事實。

下一步要去哪裡： 結果要進任務卡、報表、審稿流程，還是下一場會議的議程。

少了其中一項，不一定代表內容錯了，但同事還得再整理一次。會議裡提到的事也不全是承諾，誰真的答應了什麼要分開，參考〈AI 排在第一名的事，不一定是你今天的承諾〉。

把欄位寫進提示

微軟的 Copilot 提示指南說，一個提示可以包含四個部分：目標、背景、來源和期望的格式。「幫我整理一下」只有目標，沒說整理完要去哪裡。把上面六個欄位寫進「期望的格式」，再讓 AI 從現有資料填入。

固定格式的價值不是畫面整齊，而是讓缺口現形：AI 找不到負責人，就留下「待確認」；連不回原始數字，就不該直接交給下一個流程。團隊已經有好用的人工格式，也不必因為工具改版就重做，讓 AI 照既有的標準產生初稿就好。

先挑一件每週都會出現的工作試一次，例如週報或會議紀錄：列出接手的人一定要看到的欄位，讓 AI 照格式產出，交給同事，記下對方還追問了哪些問題，再把那些問題補進格式裡。

欄位齊全不代表內容正確

欄位齊全不代表內容正確。AI 可能替一件沒人答應的事填上負責人和日期，所以負責人和期限，最好由當事人在會中或會後確認一次。

如果交出去的是需要重算的分析或圖表，光有這六個欄位還不夠，還要留下資料版本和步驟，讓同事能重做，參考〈AI 做出來的圖表，要讓同事幾個月後還能重做一次〉。

AI 整理卡

我想讓 AI 產出的會議摘要、週報或文件草稿，交給同事後能直接接手，不必再重新整理。
判斷方法來自這篇文章：https://boosterminiclass.com/posts/microsoft-365-copilot-redesign-output-structure/
文章的看法是：摘要整齊不等於能交接。同事需要的是決定、負責人、期限、來源、缺口和下一步要去哪裡。把這些欄位寫進提示的格式要求，AI 找不到依據的地方留下「待確認」。

原始資料附在這段文字之後，請依序完成：
1. 先問我這份資料要交給誰、交接後要接到哪裡（任務卡、報表、審稿或下一場會議）；
2. 依「決定、負責人、期限、來源、缺口、下一步」六個欄位整理，每一項標出依據的段落或檔案；
3. 找不到依據的欄位一律寫「待確認」，不要從語氣推測；
4. 最後列出接手的人最可能追問的三個問題。
不要替還沒答應的事指定負責人或日期。